Onze werkwijze

We beginnen de opdracht met het opstellen van een QuickScan. In dit overzichtelijke document ziet u snel de relevante aspecten van deze aanbesteding. Het is essentieel dat de scope van de aanbesteding past bij uw organisatie, dat de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en dat u (al dan niet met onderaannemers) voldoet aan de geschiktheidseisen en het Programma van Eisen. Anders heeft inschrijven geen zin.

We stellen een (online) inschrijvingsplanning op. Hierin ziet u overzichtelijk welke activiteiten per dag moeten worden uitgevoerd. Zo weet u precies wat wanneer aangeleverd of klaar moet zijn om tijdig en compleet in te schrijven. We koppelen iedere activiteit uit de inschrijvingsplanning aan een actiehouder. Na overeenstemming over de planning, maken we alle (digitale) afspraken. Onder andere een kick-off om de strategie te bepalen en wekelijkse voortgangsoverleggen. Uw Aanbesteding pakt hierin de regie en verzorgt een groot deel van de administratieve werkzaamheden.

Wij starten elke opdracht met een heldere analyse en realistisch advies. Inleven in de behoefte van de aanbestedende dienst is essentieel voor een goede inschrijving. Hiervoor nemen we de aanbestedingsdocumenten grondig door. We krijgen daarmee een beeld welke aspecten voor de aanbestedende dienst van waarde zijn. Zijn er bepaalde thema’s die extra belicht moeten worden, zoals duurzaamheid of kostenefficiëntie? Bij onzekerheden of onduidelijkheden stellen we kritische of strategische vragen voor de Nota van Inlichtingen.

Uw Aanbesteding verzorgt het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor u. Het UEA is een verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheid en de geschiktheid van uw onderneming voor een aanbestedingsprocedure. Dit document moet secuur en consistent worden ingevuld. Bij ontbrekende of onjuiste informatie legt de aanbestedende dienst uw inschrijving terzijde. Wij nemen deze zorg uit handen. Het enige dat u moet doen, is ons voorzien van recente uittreksels van de Kamer van Koophandel. En de vertegenwoordigingsbevoegde van uw bedrijf het UEA laten ondertekenen.

Uw Aanbesteding heeft ruime ervaring in het opstellen en beoordelen van referenties. Met de referenties moet u als inschrijver aantonen dat u over de gevraagde kerncompetenties beschikt. U laat daarmee zien dat u de dienst al voor vergelijkbare klanten heeft uitgevoerd en dus de gevraagde ervaring heeft. Het spreekt voor zich dat het belangrijk is deze referenties goed, compleet en duidelijk te verwoorden. Met uw kennis van uw bedrijf en onze kennis in het verwoorden van referenties komen we tot de optimale referentie(s) voor deze aanbesteding.

Met een SMART beschrijving onderscheidt uw bedrijf zich positief van de concurrentie. Een aanbesteding is vaak een combinatie van prijs en kwaliteit. De laatste jaren zijn de kwalitatieve aspecten steeds belangrijker geworden voor een goede inschrijving. Denk daarbij aan een plan van aanpak, duurzaamheidsaspecten en risicobeheersing. Onze tekstschrijvers zijn bedreven in het opstellen en beoordelen van kwalitatieve aspecten in uiteenlopende branches. Via een startdocument halen we de juiste informatie bij u op. De tekstschrijver gaat aan de slag en komt terug met kritische vragen of inhoudelijke verdieping. Dat zijn soms ook vragen waar u zelf misschien nog of liever niet aan denkt. Maar die wel nodig zijn om tot een complete inschrijving te komen, met antwoord op alle beoordelingscriteria.

Prijs is een belangrijke factor in de uiteindelijke beoordeling van uw inschrijving. Het loont dus om hier goed over na te denken en verschillende scenario’s te berekenen. En op welk prijsniveau denkt u bijvoorbeeld dat uw concurrent zit? U geeft zelf invulling aan het prijsniveau. Uw Aanbesteding controleert waar mogelijk de prijzen op consistentie. Ook toetsen we de prijzen desgewenst aan eerdere soortgelijke aanbestedingen.

In de voorgaande stappen hebben we alle benodigde documenten voorbereid. Nu die klaar zijn, controleert Uw Aanbesteding de inschrijving op correctheid en volledigheid. Dat doen we altijd met twee personen: het vierogenprincipe. Zo weten we zeker dat we alle documenten hebben, de juiste handtekeningen erop staan en we niets missen. U bent vervolgens zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de inschrijving bij de aanbestedende dienst. Uw Aanbesteding neemt de regie bij het invullen van de tender op het tenderplatform.

Nu begint het wachten op de gunningsbeslissing. Hopelijk eindigt dat natuurlijk in een gunning voor uw bedrijf. Is dat niet zo, dan bestuderen we het gunningsbesluit nauwkeurig. Is de motivatie helder of vinden we die niet eenduidig? In het laatste geval stellen we kritische vragen aan de aanbestedende dienst. In alle gevallen, zowel bij gunning als afwijzing, ronden we het traject af met een gezamenlijke evaluatie. Zo achterhalen we wat goed ging en wat mogelijk beter kan. Zo verzamelen we waardevolle input voor iedere volgende aanbesteding.